案例回放

    某市政府采购中心接受一所学校委托，就一个多媒体项目组织招标采购。为了减少供应商的投标成本，该中心在网上发布了招标文件。项目评审过程中，评标委员会发现一家供应商的投标产品技术参数没有响应招标文件要求，于是按照招标文件的规定将这家供应商的投标文件判为无效。

    这家供应商的投标代表了解情况后，一连说了几个"不可能"。"我们的技术参数完全是按照招标文件的要求量身定制的，并且安排多人进行了细致审核和确认，怎么会没有响应呢？"他一边说，一边拿出下载的招标文件进行核对。

    采购中心工作人员查看这位投标代表下载的招标文件后，告诉他招标项目的技术需求已发生变更，并且变更公告早已在指定媒体公开发布。原来，这家供应商没有注意查看本次招标的变更公告，还是按照原来的招标要求制作投标文件，所以出现了没有响应的情况。

    这位投标代表遗憾地说："这件事的责任在自己，没有随时跟进项目变化情况。但如果采购中心能够将招标文件的变化内容尽可能地通知包括我们在内的下载了招标文件的潜在投标人，或许我们就不会做无用功。当然，要求采购中心完全掌握哪些供应商下载了招标文件可能有些困难，但只要想办法，问题就会得到解决。"

    问题：采用电子招标文件时，如果发布变更公告，操作机构该如何告知招标文件收受人？

    专家点评

    当前，在组织采购活动的过程中，为了报名的保密性和降低供应商投标成本，越来越多的采购中心放弃了供应商现场报名并购买招标文件的做法，改为招标文件网上免费下载，这样做在让供应商受益的同时也产生了一些弊端：当招标项目内容有变更时，因为潜在供应商或招标文件收受人的不确定性，采购中心很难做到有目标地告知已获得招标文件的供应商。虽然发布了变更公告，却难以保证将变更后的内容有效传达给所有潜在供应商，于是就发生了案例介绍中的情况。

    招标项目变更分为只变更内容不延期开标、只延期开标、内容变更且延期开标三种情况。当潜在投标人不确定时，相关供应商能否接收到变更内容，会直接影响他们能否响应招标要求，正常参与采购活动。

    首先，虽说变更公告澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分，但招标公告和变更公告是两个相对独立的不同公告，两者的受众人群也不一样。前者主要是面向初次浏览的供应商，当下载到完整的招标文件后，供应商通常不会反复关注相关情况。后者主要针对已获取招标文件的供应商，是对原招标文件的修改或者补充。

    其次，对于一些变更公告发布后才看到招标公告，或者原来已下载过招标文件的供应商，如果由于各种原因没有看到变更公告，比如在省级以上政府采购指定宣传网站，每天发布的信息量很大，种类繁多，捕捉到准确信息有一定的困难，而且招标公告和变更公告通常发布在两个不同的栏目，再加上两个公告没有对应或实现相互链接，供应商就会仍然使用变更前的招标文件，要么按错误的技术参数来制作标书，要么按原来的开标时间准备投标。如果是后者，倒不会造成大的损失；要是前者,就会出现本案例中的情况，直接导致投标无效。

    对于通过网上下载招标文件的项目，为了避免上述问题的发生，采购中心在发布变更公告时，应该进一步完善和改进几项工作：一是发布变更公告的同时，在招标公告页面的最后做备注或者链接变更公告，让初次浏览招标信息的供应商知道这是一个招标内容已发生变更的项目，能够将两个公告对应起来，从而获得一份完整的招标文件。

    二是建立不同类别的供应商信息库，当项目发生变更时，对本类别所有会员发出一个电子版的变更公告，这样就可以提醒那些已经下载招标文件的供应商，需要按照变更后的内容来准备投标活动。

    三是完善电子化招投标系统，让下载招标文件的供应商留下痕迹，这样就能知道具体的招标文件收受人。为了防止泄密，目前一些采购中心的做法是，在项目开标前才允许工作人员进入电子化招投标系统查看供应商投标情况。结合本案例出现的情形，可以进一步完善电子化系统，让工作人员即使提前进入系统，也只能知道下载招标文件供应商的联系方式，而不知道具体是哪些厂家（经销商）。这样一来，在需要澄清或者修改招标文件时，就能第一时间通知招标文件收受人，并且避免泄密。

    法规链接

    第十九条 招标采购单位应当制作纸质招标文件，也可以在财政部门指定的网络媒体上发布电子招标文件，并应当保持两者的一致。电子招标文件与纸质招标文件具有同等法律效力。

    第二十七条 招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

    第二十八条 招标采购单位可以视采购具体情况，延长投标截止时间和开标时间，但至少应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间3日前，将变更时间书面通知所有招标文件收受人，并在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布变更公告。

    第三十条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。

    投标文件由商务部分、技术部分、价格部分和其他部分组成。