某学院信息化建设项目公开招标，于2015年7月27日开标，投标供应商共计五家。根据本项目招标文件要求，投标文件递交截止时间前, A、B、C、D四家公司递交了样品，四家公司的投标样品均为密封递交(无公司名称标注)，政府采购代理机构工作人员（以下简称“工作人员”）对样品编号、记录后，按编号顺序摆放于开标室。评审过程中，评审委员会对样品评审结束后，工作人员提供样品编号对应的供应商名称，评审委员会按投标供应商对应的样品编号计分。

 

　　该项目评审结束，采购人确认B公司为第一中标候选人后，代理机构发布了中标公告。A公司认为中标人的投标产品和样机不符合招标文件的要求，使其权益受到损害，提出书面质疑。该代理机构请原评审委员会配合答复供应商质疑，认定A公司质疑事项不成立，质疑无效。

 

　　A公司对质疑答复不满意，遂向市财政局提起投诉，财政局依法予以受理。

 

　　财政局在调查中发现，该项目评审结束后,代理机构工作人员要求采购人代表领走所有供应商提供的样品，以便供应商按招标文件规定到采购人处领取样品，但采购人代表不予接受。工作人员多次协商未果。A公司和C公司代表一直在评标区外等候领取样品。工作人员考虑采购人代表不领样品，就让A、C两家公司的代表签字确认后领走了样品。第二天，采购人代表领取第一中标候选人B公司的样品后，工作人员通知第二中标候选人D公司的代表领走样品。经查证，采购人保存的并非B公司的样品，而是当时错领的D公司提供的样品。

 

　　该项目的招标文件第六章商务要求“样品种类和数量要求”中规定“投标人应提供其录播主机投标产品的产品样品一台；……供应商提供的样品需要收回的，请于采购项目评审结果公示期满后到采购人处领取。”未规定对样机的接收和保存等环节履行有效的手续。招标文件既明确要求投标人提供投标产品的样品，又将样品作为评分因素供评审委员会审查打分。作为评审依据的样品或记录评审委员会评审样品的有效材料，本应作为投标文件的组成部分妥善保存，该项目招标文件对样品的规定明显违反了法律规定。

 

　　财政局认定，采购人、被投诉人未对投标样品、记录评审委员会评审样品的有关材料进行有效保存，违反了《政府采购法》第四十二条规定，影响到公正地处理政府采购投诉事宜，可能影响中标结果、影响政府采购活动的公平公正。根据《政府采购法》第三十六条、《政府采购供应商投诉处理办法》第十九条之规定，责令重新开展采购活动。

 

　　案例点评

 

　　本案例引出的话题是，采购人、被投诉人未对投标样品及其记录评审委员会审查样品的有关材料进行有效保存，直接影响财政部门公正地处理投诉事宜，进而影响政府采购活动的公平公正，被责令重新开展采购活动。

 

　　投标样品不仅能够直观反映投标产品的实际情况，还能反映供应商的实际生产水平，有些采购项目需要投标供应商提交样品评审是可行的。那么，投标样品如何接收和保存呢？笔者认为，投标样品作为评审依据，应作为投标文件的组成部分妥善接收和保存。

 

　　一是采购人提出样品需求。采购项目需要投标样品的，采购人应事先提出，并在采购文件中详细列明投标样品的名称、数量、规格技术参数、递交时间地点、评审标准、保存及退还等要求。

 

　　二是把关样品递交和接收。招标文件应规定供应商在投标文件递交截止时间前将投标样品递交到指定地点，样品接收时应对样品进行随机抽取编号，投标文件递交时间截止后递交的样品不予接收。样品的接收登记、评审、封样，必须全程录音录像，采购人、采购代理机构妥善保存。

 

　　三是评审理由要书面记录。评标过程中，评标委员会应按照招标文件规定的方法和标准进行评审，并书面说明评审理由。

 

　　四是做好样品保存与退还。中标候选人的投标样品，评审结束后，由项目经办人在采购人代表、监督人的见证下当场封样，并在投标样品上粘贴“封样标签”，各见证人在骑缝处签署姓名。非中标候选人的投标样品，如对评审结果无异议的，可在评标结束后，经供应商代表签字确认后退还。未中标人的投标样品，应在中标通知书发出3日内，经供应商代表签字确认后退还。中标人的投标样品，采购人应在中标通知书发出后继续封存，作为履约验收的依据。样品封存后由采购人妥善保存，出现丢失、损坏、擅自更换和篡改标识的，采购人承担责任。

 

 

　　第三十六条　在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标:

 

　　（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；

 

　　（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；

 

　　（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；

 

　　（四）因重大变故，采购任务取消的。

 

　　废标后，采购人应当将废标理由通知所有投标人。

 

　　第四十二条　采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

 

　　采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。……

 

　　第十九条 财政部门经审查，认定采购文件、采购过程影响或者可能影响中标、成交结果的，或者中标、成交结果的产生过程存在违法行为的，按下列情况分别处理：

 

　　（一）政府采购合同尚未签订的，分别根据不同情况决定全部或者部分采购行为违法，责令重新开展采购活动；

 

　　（二）政府采购合同已经签订但尚未履行的，决定撤销合同，责令重新开展采购活动；

 

　　（三）政府采购合同已经履行的，决定采购活动违法，给采购人、投诉人造成损失的，由相关责任人承担赔偿责任。