“这家代理机构为何会这么倒霉？”记者提起某市政府采购代理机构近期遭遇的一起投诉时，不少业界人士都做出了这样的反应，这到底是怎么回事？
　　
　　据了解，受采购人的委托，8月中旬，某市政府采购代理机构发布招标公告，开始就其所需的城市道路使用权拍卖服务项目进行公开招标。9月8日，开评标活动如期举行。但在评审活动中，评标委员会却发现符合专业条件的供应商不足三家。因此，评标委员会建议，按照相关规定，将公开招标采购方式变更为竞争性谈判方式。随即，代理机构向当地财政部门提出了变更采购方式的申请。经当地财政部门批准后，采购活动继续进行。
　　
　　但在采购结果公布后，当地的一家拍卖公司却提出了质疑：贵单位将业绩和服务质量均不如本公司的另一家供应商确定为第一成交候选人，评审行为违背了招标文件的有关要求及政府采购有关法律规定。代理机构的答复是，第一成交候选人是谈判小组对参与谈判的供应商进行综合评定后推荐的……
　　
　　对代理机构的答复不满，这家拍卖公司便向当地财政部门提起了投诉。当地财政部门在审理投诉中发现，在此次采购中，代理机构获准转变采购方式后，便成立竞争性谈判谈判小组，直接依据招标文件开展谈判。因此，当地财政部门认定，这种做法违反了《政府采购法》相关规定，该项目竞争性谈判结果无效。
　

　　　透过上述案例，最值得思考的问题是：一、现场转变采购方式是否可行？二、采用竞争性谈判方式组织采购，究竟应该遵循怎样的程序？三、如何做好现场转变采购方式的准备？
　　
　　争取现场变方式
　　
　　据调查，为了保证采购效率，在遇到“符合专业条件的供应商不足三家”时，许多政府采购代理机构都会选择“现场转变采购方式，让采购活动继续进行”的做法。但业界专家却提醒，事前的充分准备是保证转变采购方式无缝对接的关键。具体来说，就是在接到项目委托后，首先要保证采购公告的广泛发布以及招标文件的公正、客观、可行。
　　
　　在此基础上，与当地的财政部门做好沟通，争取在出现“符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家”的情形时，能立即转变采购方式，继续进行采购。事先沟通虽然麻烦，但是临时转变采购方式要比废标后再重新组织采购的工作量要小许多，而且还能保证采购的及时性。
　　
　　谈判文件不可少
　　
　　据当地财政部门有关工作人员介绍，该项目由公开招标招标转为竞争性谈判后，谈判小组并未根据《政府采购法》第三十八条第（二）项之规定，制定“明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项”的谈判文件。法律专家指出，根据《政府采购法》第三十八条的规定，采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循“成立谈判小组→制定谈判文件→确定邀请参加谈判的供应商名单→谈判→确定成交供应商”。“制定谈判文件”这个环节在采用竞争性谈判方式组织的采购中是必不可少的。
　　
　　谈判程序先考虑
　　
　　上述案例中，代理机构虽然顺利实现了立即转变采购方式，但却因方式转变后的操作引发了投诉。湖南某中介公司的老总建议，对于潜在供应商较少的项目，代理机构在制作招标文件时就应当有所考虑，并在招标文件中规定“遇到符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家”时如何转变采购方式、转变采购方式后如何操作等问题。同时，还应草拟一份简单的谈判文件等，以备采购方式转变后稍加改动便可现场向供应商提供。“提前为‘转变采购方式后的操作’做准备表面上看是有些繁琐，但这样的采购文件是可以模式化操作的，摸索完善之后，完全可以直接通过填空的方式套用。提前准备才会忙而不乱。”