第一章  总  则

第一条 为了加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《档案法》等有关规定，结合我县政府采购实际，特制定本办法。    

第二条 政府采购项目档案是指我县政府采购中心在进行政府采购项目过程中形成的文字、图纸、图表、声象、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录。    

第三条 本办法适用城口县政府采购中心的所有采购项目档案的收集、整理、移交和管理等方面。    

第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录和史料，有重要的证明作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。    

第五条 本中心在进行政府采购项目活动中形成的采购文件及相关记录，都应归入政府采购项目档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。                   

第二章    职责和分工    

第六条 本县的采购项目档案由档案管理员专门负责在政府采购项目执行过程中认真收集整理，并按档案管理规定妥善保管，合同签定完毕3个月内经整理后移交档案室。    

第七条 凡涉及采购项目的工作人员，必须在办理过程中认真收集并妥善保管采购文件及记录，并在办结完毕的3个月内整理后移交档案室。    

第八条 档案员负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作。并负责定期制作项目归档情况明细表，督促各经办人员及时移交项目档案。    

第九条 项目的采购文件及记录未移交的，由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管；项目档案正式移交后，由档案员负责。                 

第三章 政府采购档案的内容    

第十条 政府采购项目档案具体包括：
（一） 政府采购的项目委托任务书（或采购任务通知书）。
1、采购计划申报书；
2、委托书（或采购任务通知书）及法人代表授权书；
3、项目预算和资金构成4、采购需求清单。
（二） 项目的前期准备材料。
1、采购项目工作计划书；
2、采购方式的申请批复意见书（公开招标之外方式应载明原因）；
3、项目招标领导小组及工作小组成员名单；
4、供应商选取名单（条件及原因）；
（三）项目的招标（询价等）文件材料 
1、招标文件的会审记录及报送政府采购管理部门备案记录；
2、已正式发出的采购文件（包括招标、询价或竞争性谈判采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；
3、已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；
4、采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函；招标（询价等）文件的登记记录，招标文件所刊登的媒体（报刊、网站等）记录；
5、供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；
6、如项目设置标底的应一并归档；
（四）项目的开标文件材料
1、开标会议程；
2、参加开标会议的签到名单；
3、接受投标的记录；
4、开标时间、地点、过程的有关记录；
5、公开报价（开标）过程记录；
（五）项目的投标（报价等）文件材料。
1、投标文件的正本（包括投标、报价或竞争性谈判采购的文件、资料等）；
2、已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；
（六）项目的评审文件材料。
1、项目评标委员会（询价、谈判小组）名单及监督人员名单；
2、项目评标办法；
3、评审过程记录及打分表； 
4、评审报告（如项目需要考察，含考察报告）；
5、项目废标报告及处理意见；
6、项目评审监督意见书；
7、公证书；
（七）项目的中标文件材料
1、领导小组对采购结果的决定；
2、采购结果公告记录（包括预中标通知书、采购结果通知书及相应报刊、网络记录）；
（八）项目合同
1、政府采购项目合同（包括补充、修改、终止执行等合同）；
（九）项目的验收文件材料。
1、政府采购项目验收报告；
2、政府采购项目反馈报告；
3、委托采购项目完成报告单；
（十）其它文件材料。
1、项目工作总结；
2、项目效益评估书；
3、争议或纠纷发生及处理结果，质疑答复、投诉处理决定；
4、其它与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。               

第四章 采购档案的收集、整理    

第十一条 采购项目合同签定后3个月内，由项目负责人将该项目的全套文件资料进行收集整理。    

第十二条 整理的资料应包括该项目的全部文件和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等形式。    

第十三条 项目资料必须根据项目的实际操作执行的时间顺序进行整理。    

第十四条 采购档案必须保证资料的完整真实和有效，包括：（一）项目资料是否有遗漏和相互矛盾；（二）采购操作中形成的文件和材料是否齐备；（三）必须是原始件的是否以复印件替代；（四）文件资料中的签名、印鉴是否齐全；（五）其他不符合项目档案的完整性、真实性的情况是否存在。   

第十五条 发现项目资料不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料，保证项目资料的完整、真实、有效。                       

第五章 移交及审核    

第十六条 项目负责人将项目资料整理完毕后，填写《采购项目档案归档登记表》，向档案室移交项目档案。    

第十七条 档案员对移交的项目档案资料编制目录，并对资料的完整性、真实性进行审核。如发现不完整、不真实的情况，在《采购项目档案归档登记表》上填写审核意见，通知项目负责人补齐相应材料。    

第十八条 项目负责人根据档案员的审核意见，一周内将相应材料补齐后，交档案员审核并移交项目档案。    

第十九条 项目资料通过审核后，项目负责人根据项目档案目录移交项目资料，并会同档案员在项目档案目录上签字确定正式移交。《采购项目档案归档登记表》由档案员统一保管。    

第二十条 项目负责人应加强未移交档案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。    

第二十一条 采购档案需要追加时，由相应承办人整理相应文件资料，填写《采购项目档案归档登记表》，说明追加原因及有关项目信息，向档案室移交项目资料。档案员审核无误后，归入原档案目录统一管理。                    

第六章     归档管理    

第二十二条 档案员负责采购项目档案的贮存和妥善保管，应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防湿、防火、防盗工作。    

第二十三条 档案员按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。并保证项目档案的标识清晰有效。    

第二十四条 采购项目档案文件、 资料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中统一编页，单独保存。    

第二十五条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其它资料。    

第二十六条 政府采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。属于政府采购招标项目，或者有重要意义的采购项目，需长久查考利用的文件材料，列为永久档案保管。属于政府采购非招标项目，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，保管期限至少为15年。    

第二十七条 政府采购项目档案的保管期限，从立卷的第一天算起。    

第二十八条 档案员应在每年的四月份之前对上年度移交的档案应完成立卷、装订和编制目录工作；并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应作永久保管。

 第七章    档案的查阅及使用

 第二十九条 本中心工作人员因工作需要，确需查阅或复印政府采购项目档案，应填写《项目档案查阅/复印/借阅登记表》，经本中心负责人签字后，交档案员办理查阅手续。
    
第三十条 凡查阅或复印的，必须由档案员抽调项目档案，交查阅人查阅。需复印的，由档案员按指定页码复印。    

第三十一条 中心工作人员因工作需要，确需借阅政府采购项目档案的，应填写《项目档案查阅/复印/借阅登记表》，经中心分管领导签字后，交档案员办理手续。      
借阅项目档案时间最长不得超过3天。借阅期间，所借档案的真实性、完整性由借阅人负责。  
  
第三十二条 借阅项目档案返还时，档案员必须按页码核查项目档案，并办理返还手续。    

第三十三条 查阅、复制或者借阅政府采购项目档案的中心工作人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。   

 第三十四条 本中心采购档案不得外借。非中心工作人员，如需查阅、复印或借阅项目档案，应填写《项目档案查阅/复印/借阅登记表》并附详细的借阅说明书，经中心领导签字同意后，由档案员办理。                   

第八章 项目档案的销毁    

第三十五条 保管期满的政府采购项目档案，可按以下程序销毁。    
（一）档案室提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册。    
（二）销毁意见报中心领导同意后，上报经同级政府采购管理部门批准。    
（三）销毁政府采购项目档案时，中心应邀请同级政府采购管理部门应派员参加现场监销。   
 （四）监销人在销毁政府采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。                  

第九章   其   他   

第三十六条 中心工作人员违反本规定，按照中心内部管理制度和要求进行处理，情节严重的，移送有关部门追究其法律责任。    

第三十七条 政府采购项目档案管理人员工作变动，应办理档案及档案清册的移交手续，经中心主任签字认可后，方可交接。    

第三十八条 本办法由城口县政府采购中心负责解释。   

 第三十九条 本办法自发布之日起执行。       

2006-02-16