第一章            总    则
 
第一条     为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《政府采购法》和《山西省政府档案管理条例》等有关规定，结合实际情况，特制定本办法。
 
第二条     政府采购项目档案是指政府集中采购机构在进行政府采购项目过程中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
 
第三条     本办法适用大同市政府采购中心的所有采购项目档案的收集、整理、移交和管理等方面内容。
 
第四条     政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录和史料，有重要的证明作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
 
第五条     采购中心各科组在进行政府采购项目活动中形成的采购文件及相关记录，都应归入政府采购项目档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。
 
第二章            职责和分工
 
第六条     采购各科组负责在政府采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和记录，项目验收完毕15日内经整理后移交档案室。
 
第七条     其他部门涉及采购项目的，必须在办理过程中认真收集并妥善保管采购文件及记录，并在办结完毕的15日内整理后移交档案室。
 
第八条    档案室负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作。并负责定期制作项目归档情况明细表，敦促中心各科组及时移交项目档案。
 
第九条     项目的采购文件及记录未移交时，由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管；项目档案正式移交后，由档案员负责。
 
第三章            政府采购招投标项目档案
 
第十条 档案的内容
 
公开招标档案资料
1、大同市政府采购计划申请表；2、大同市政府采购中心公开招标公告；3、采购项目明细表或采购项目技术要求；4、大同市政府采购中心公开招标文件；5、公开招标答疑纪要；6、开标会签到表；7、评标办法；8、唱标记录表；9、评委打分表；10、综合评分表；11、评标得分记录；12、中标确认表；13、开标会议记录；14、大同市政府采购中心转帐通知；15、中标单位投标文件正本；16、投标报价单；17、政府采购合同；18、验收结算书；19、其它相关材料；20、公证书；21、报告。
 
邀请招标档案资料
1、大同市政府采购计划申请表；2、邀请招标准备会议纪要；3、；采购项目明细表或采购项目技术要求4、大同市政府采购中心邀请招标函；5、大同市政府采购中心邀请招标文件；6、邀请招标答疑纪要；7、开标会签到表；8、评标办法；9、唱标记录表；10、评委打分表；11、综合评分表；12、评标得分记录；13、中标确认表；14、开标会议记录；15、中标单位投标文件；16、投标报价单；17、政府采购合同；18、验收结算书；19、其它相关材料；20、公证书；21、报告。
 
竞争性谈判档案资料
1、大同市政府采购计划申请表；2、采购项目明细或采购项目说明技术要求；3、供应商须知；4、谈判文件；5、第一次报价表；6、第二次报价表；7、中标确认表；8、政府采购合同书；9、验收结算书；10、其它相关材料；11、报告。
 
询价招标档案资料
1、大同市政府采购计划申请表；2、采购项目说明或采购项目等要求；3、询价单4、报价单；5、中标确认表；6、合同书；7、验收结算；8、报告；9、其它相关材料。
 
单一来源采购档案资料
1、大同市政府采购计划申请表；3、第一或第二次报价单；3、中标确认表；4、合同书；5、验收结算书；6、报告；7、其它相关资料。
 
第四章            采购档案的收集、整理
 
第十一条   采购项目验收后15日内，由项目负责人将该项目的全套文件资料进行收集整理。
 
第十二条   整理的资料应囊括该项目的全部文件和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等形式。
 
第十三条   项目资料必须根据项目的实际操作执行的时间顺序进行整理。
 
第十四条   必须保证项目资料的完整、真实和有效，包括：（一）项目资料是否有遗漏和相互矛盾；（二）采购操作中形成的文件和材料是否齐备；（三）必须是原始件的是否以复印件替代；（四）文件资料中的签名、印鉴是否齐全；（五）其他不符合项目档案的完整性、真实性的情况是否存在。
 
第十五条   发现项目资料不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料，保证项目资料的完整、真实、有效。
 
第五章            移交及审核
 
第十六条   项目负责人将项目资料整理完毕后，填写《采购项目档案归档登记表》，向档案室移交项目档案。
 
第十七条  档案管理员对移交的项目档案资料编制目录，并对资料的完整性、真实性进行审核。如发现不完整、不真实的情况，在《采购项目档案归档登记表》上填写审核意见，通知项目负责人补齐相应材料。
 
第十八条   项目负责人根据档案管理员的审核意见，一周内将相应材料补齐后，交档案管理员审核并移交项目档案。
 
第十九条   项目资料通过审核后，项目负责人根据项目档案目录移交项目资料，并会同档案管理员在项目档案目录上签字确定正式移交。《采购项目档案归档登记表》由档案管理员统一保管。
 
第二十条  各科组及项目负责人应加强未移交档案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。
 
第二十一条 采购档案需要追加时，由相应承办人整理相应文件资料，填写《采购项目档案归档登记表》，说明追加原因及有关项目信息，向档案室移交项目资料。档案管理员审核无误后，归入原档案目录统一管理。
 
第六章            归档管理
 
第二十二条 档案室负责采购项目档案的贮存和妥善保管，应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防湿、防火、防盗工作。
 
第二十三条 档案管理员按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。并保证项目档案的标识清晰有效。
 
第二十四条 采购项目档案文件、 资料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中统一编页，单独保存。
 
第二十五条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其它资料。
 
第二十六条 政府采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。属于政府采购招标中有重要意义的采购项目时，需长久查考利用的文件材料，列为永久保管。属于政府采购一般招标项目的，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，保管期限至少为15年。
 
第二十七条 政府采购项目档案的保管期限，从立卷的第一天算起。
 
第二十八条 档案管理员应在每年的3月份之前对上年度移交的档案应完成立卷、装订和编制目录工作；并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应作永久保管。
 
第七章            档案的查阅及使用
 
第二十九条 采购中心工作人员因工作需要，确需查阅或复印政府采购项目档案，应填写《项目档案查阅借阅登记表》，经采购中心领导签字后，交档案管理员办理查阅手续。
 
第三十 条 凡需查阅或复印的，必须由档案管理员抽调项目档案，交查阅人查阅。需复印的，由档案管理员按指定看管复印。
 
第三十一条 查阅、复制政府采购项目档案的中心工作人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。
 
第三十二条 采购中心档案不得外借。非本中心工作人员，如需查阅、复印或借阅项目档案，应填写《项目档案查阅/复印登记表》，经采购中心领导签字同意后，由档案管理员办理。
 
第八章            项目档案的销毁
 
第三十三条 保管期满的政府采购项目档案，可按以下程序销毁。（一）档案室提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册。（二）销毁意见报市政府采购领导组审核后。（三）销毁政府采购项目档案时，采购中心应邀请上级管理部门参加现场监销。（四）监销人在销毁政府采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。
 
第九章            其    他
 
第三十四条 本中心工作人员违反本规定，按照中心内部管理制度和要求进行处理，情节严重的，移送有关部门追究其法律责任。
 
第三十五条 政府采购项目档案管理人员工作变动，应办理档案及档案清册的移交手续，经中心主任签字认可后，方可交接。
 
第三十六条 本办法由大同市政府采购中心负责解释。
 
第三十七条 本办法自发布之日起执行。

二ＯＯ五年